Meetings verursachen hohe Kosten. Erst recht, wenn diese keine Ergebnisse erzielen oder die Punkte der Agenda nicht vollständig abgearbeitet werden.
Mit unserem Rechner erhalten Sie einen Überblick, wieviel Ihr Meeting kostet:
Eingabedaten
Kosten der entsprechenden Rolle pro Arbeitstag.
Anzahl Arbeitsstunden pro Tag, für die der Kostensatz gilt.
Dauer des Meetings in Minuten.
Anzahl Teilnehmer:innen am Meeting.
Mit wenigen, einfachen Maßnahmen können Sie teuren Meetings entgegenwirken und mehr Output erzielen. Diese helfen Ihnen, Ihre Meetings effizienter und zielgerichteter zu gestalten und eine gesunde Meeting-Kultur zu etablieren:
1. Agenda-geführte Meetings
Geben Sie Ihren Meetings eine Struktur, indem Sie eine Agenda bereitstellen. Teilnehmer:innen behalten so den Überblick über den zeitlichen und inhaltlichen Fortschritt des Meetings. Im Falle eines spontanen Themenwechsels schreiben sie das Thema für das nächste Mal auf die Agenda.2. Timeboxed Meetings
Geben Sie sich pro Agenda-Punkt eine bestimmte Zeit, z.B. 15 min. Beenden Sie das Thema konsequent nach diesen 15 min. und arbeiten mit dem Stand weiter, den Sie zu diesem Zeitpunkt erreicht haben. Nach einiger Zeit lernen die Teilnehmer:innen mit dieser Timebox umzugehen.3. Protokollführung
Bestimmen Sie einen Protokollführer, der die Diskussion, Beschlüsse und To Do’s (inkl. Verantwortlichkeiten) schriftlich festhält. So können Sie im Nachgang Meinungsverschiedenheiten vermeiden.4. Meeting-Visualisierung
Visualisieren Sie, was Sie während des Meetings besprechen. Dies hat zweierlei Vorteile: Themen, die sich wiederholen, können mit Verweis auf die Visualisierung bei Seite geschoben werden und es wird Konsens über die Beschlüsse geschaffen, die während des Meetings getroffen werden. Sie stellen damit sicher, dass alle dieselben Vorstellungen vom weiteren Vorgehen haben und Arbeitspakete richtig abgearbeitet werden.5. Fokus behalten
Falls Sie während einer Diskussion den Faden verlieren können Sie zum Kern der Sache zurückkehren, indem Sie sich fragen, welches Problem Sie gerade lösen. Sie lenken auf diese Art den Fokus wieder in die richtige Richtung.6. Sachlichkeit
Diskutieren Sie auf sachlicher Ebene, z.B. auf Ebene einer Rolle und nicht auf Ebene einzelner Personen. Es geht um das Thema und nicht um persönliche Anliegen.7. Angebrachtes Tempo
Stellen Sie sicher, dass die Geschwindigkeit, in der Sie ein Thema diskutieren, angebracht ist. Teilnehmer:innen mit einem fachfremden Hintergrund benötigen eventuell etwas mehr Zeit, einen Themenkomplex zu verstehen als fachkompetente Teilnehmer:innen.8. Meinungsverschiedenheiten zulassen
Lassen Sie Meinungsverschiedenheiten zu. Bei der Diskussion verschiedener Meinungen ergeben sich häufig kreative Kompromisse oder Lösungen. Stellen Sie dabei sicher, dass der Diskurs konstruktiv und sachlich bleibt.9. Feedback geben
Geben Sie sich gegenseitig Feedback am Ende des Meetings. Nur so können Sie sich weiterentwickeln.
Achten Sie bei der Einführung von Meeting-Maßnahmen oder Regeln darauf, die Teilnehmer:innen nicht zu überfordern. Entscheiden Sie sich für sinnvolles und überschaubares Set an Regeln, das auf Ihr Setting abgestimmt ist. Formulieren Sie die Regeln klar und einfach.
Eine Visualisierung hilft dabei, die Regeln am Leben zu halten. Hängen Sie Ihre Visualisierung für alle sichtbar im Meeting-Raum auf und vermeiden Sie bürokratische Formulierungen. Wählen Sie für die Kommunikation der Regeln lieber einen Titel wie «So soll unsere Meeting-Kultur aussehen» als «Meeting-Regeln». Sie werden so die Motivation der Teilnehmer:innen höher halten.
Ändern Sie Ihr Set an Regeln, wenn Sie merken, dass eine oder mehrere Regeln nicht sinnvoll erscheinen. Mit der Veränderung Ihrer Meeting-Kultur verändern sich auch Ihre Bedürfnisse.
Wir wünschen Ihnen ergebnisreiche und konstruktive Meetings.