Sind Verzögerungen, Frustrationen oder stockende Abläufe Teil Ihres Arbeitsalltags?
Viele Unternehmen kämpfen mit versteckten Störfaktoren, die den Workflow behindern – oft unbemerkt, aber mit spürbaren Auswirkungen auf Produktivität und Effizienz. Erkennen Sie die unsichtbaren Gegner Ihres Erfolgs: Lesen Sie unseren Artikel (erschienen im Zollernalb Magazin, Herbst/Winter 2024) und optimieren Sie Ihren Prozess- und Arbeitsfluss.
Was ist der Flow und wie beeinflusst er Ihren Erfolg?
Ein reibungsloser Arbeits- und Prozessfluss, auch als „Flow“ bekannt, ist entscheidend für den Erfolg auf allen Ebenen Ihres Unternehmens – von der Mitarbeitermotivation bis hin zu schnelleren Lieferzeiten und geringeren Kosten. Doch verborgene Hindernisse wie zu viele parallele Aufgaben (WIP), unklare Prioritäten und ungeplante Arbeit bremsen den Flow und damit Ihre Produktivität.
Erfahren Sie mehr über die häufigsten Störfaktoren:
- Work in Progress (WIP): Zu viele parallel begonnene Aufgaben führen zu längeren Durchlaufzeiten und Frustration.
- Unklare Prioritäten: Ohne eindeutige Prioritäten geht der Fokus verloren und die Zusammenarbeit stockt.
- Ungeplante Arbeit: Plötzlich auftretende Aufgaben und Unterbrechungen werfen Ihr Team aus dem Takt.
So bringen Sie Ihre Prozesse wieder in den Flow:
Transparenz schaffen: Methoden wie Value Stream Mapping (VSM) und Prozessanalyse schaffen Transparenz.
- Value Stream Mapping visualisiert den gesamten Wertschöpfungsprozess und zeigt, wo Engpässe, Wartezeiten und unnötige Schritte auftreten. So lassen sich „Flaschenhälse“ und Verschwendungen aufdecken.
- Die Prozessanalyse taucht tiefer in die einzelnen Schritte eines Prozesses ab, um Ineffizienzen zu identifizieren. Diese systematische Analyse bietet eine Grundlage, um Verbesserungen gezielt anzugehen und Flusshemmnisse zu beseitigen.
Messbarkeit erzielen: Messbarkeit erzielen bedeutet, die Leistung von Prozessen durch Kennzahlen (KPI) und maßgeschneiderte Reportings zu überwachen.
- Definieren Sie spezifische, messbare Kennzahlen KPI (Key Performance Indicators), z.B. Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, oder Kosten pro Einheit. Mit Hilfe dieser KPI können Sie den Erfolg von Prozessen quantifizieren.
- Mit Hilfe maßgeschneiderter Reportings (individuell angepasste Berichte und Dashboards) werden die KPI kontinuierlich überwacht. Diese Visualisierungen machen es einfacher, Trends und Engpässe zu identifizieren. Sie bieten die Grundlage für datengesteuerte Entscheidungen zur Verbesserung.
Analyse durchführen: Durch die Analyse der Messergebnisse können gezielte Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet werden.
- Im Falle identifizierter Engpässe können gezielte Maßnahmen wie Umstrukturierungen oder Automatisierungen angesetzt werden
- Trendbeobachtungen wie steigende Kosten oder fallende Produktivität erfordern möglicherweise Maßnahmen wie Schulungen oder Prozessanpassungen
- Negative Abweichungen in den KPI verlangen nach Methoden wie der Root Cause Analysis (z.B. Fishbone Diagramm, 5-Why-Analyse). Anschließend können gezielte Korrekturmaßnahmen implementiert werden.
- etc.
Umsetzung realisieren: Ein Umsetzungsplan für Verbesserungsmaßnahmen wird in mehreren Schritten erstellt und durchgeführt.
- Ziele definieren: Klar festlegen, welche Verbesserungen angestrebt werden (z.B. kürzere Durchlaufzeiten).
- Maßnahmen priorisieren: Maßnahmen nach Dringlichkeit und Impact ordnen, um die wichtigsten zuerst anzugehen.
- Ressourcen planen: Benötigte Ressourcen wie Personal, Zeit, und Tools definieren.
- Zeitplan festlegen: Konkrete Meilensteine und Deadlines für die Umsetzung setzen.
- Verantwortlichkeiten zuweisen: Verantwortliche für jede Maßnahme benennen. Umsetzung starten: Maßnahmen gemäß Plan ausführen und dabei den Fortschritt überwachen.
- Erfolg überprüfen: Ergebnisse mit den definierten Zielen vergleichen und nachjustieren, wenn nötig.
Kontinuierliche Verbesserung: Implementieren Sie nachhaltige Lean-Methoden und kontinuierliche Prozessoptimierungen (PDCA, KATA, etc.).
- Lean Methoden: Ziel ist es, Verschwendung zu eliminieren. Werkzeuge wie Kaizen und 5S helfen, die Arbeitsabläufe zu verbessern und stetig anzupassen.
- PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act): Dieser iterative Prozess hilft bei der kontinuierlichen Verbesserung, indem man zuerst einen Plan erstellt, ihn umsetzt, überprüft und bei Bedarf anpasst. Dieser Zyklus wird regelmäßig durchlaufen, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.
- KATA: Eine Methode, die das Lernen durch regelmäßiges Üben von Verbesserungstechniken fördert. Sie konzentriert sich auf die Entwicklung von Problemlösungsfähigkeiten und das Erreichen langfristiger Ziele durch tägliche, kleine Verbesserungen.
Der Weg zum Flow:
Starten Sie jetzt!
Wir unterstützen Sie dabei, versteckte Störfaktoren zu erkennen und effektiv zu beseitigen.
Wir bieten Ihnen einen kostenlosen, 90-minütigen Workshop zum Thema Flow im Kontext Ihrer Organisation an. Lernen sie uns kennen und erleben sie, wie Sie Ihre Gegner des Flows bezwingen.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um die nächsten Schritte abzustimmen.