Die neue e-Rechnung wird bald Pflicht und stellt Unternehmen vor die Herausforderung, sich auf den elektronischen Rechnungsstandard einzustellen. Die e-Rechnung ersetzt die klassische Papierrechnung und ermöglicht eine digitale Übermittlung und Verarbeitung, d.h. die automatisierte Weiterverarbeitung ohne manuelle Eingaben oder OCR.
Diese Umstellung bietet eine hervorragende Möglichkeit, die Prozesse im Rechnungseingang und Rechnungsausgang zu überprüfen und nachhaltig zu optimieren. Gerne unterstützen wir Sie bei der Analyse Ihrer Rechnungsprozesse. Gemeinsam identifizieren wir Optimierungspotenziale, um Ihre Abläufe effizienter und zukunftssicher zu gestalten. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben erfüllt und von den Vorteilen der Digitalisierung profitiert.
Die wichtigsten Fakten zur e-Rechnung
Zeitplan und Pflicht
- Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland obligatorisch eine e-Rechnung empfangen können (Rechnungseingang)
- Für Ausgangsrechnungen gilt eine Übergangsregelung. Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz > 800.000 € e-Rechnungen schreiben und versenden. Ab 2028 müssen alle Unternehmen e-Rechnungen schreiben und versenden.
Definition e-Rechnung
- e-Rechnung: Eine elektronische Rechnung ist ein Dokument in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Es wird digital ausgestellt, übermittelt und empfangen.
- Bisher galten PDF-Rechnungen, die per E-Mail verschickt wurden, als elektronische Rechnungen. Ab dem 01.01.2025 werden PDF-Dateien ohne strukturierte Daten nicht mehr als e-Rechnung anerkannt, da sie lediglich Bilddateien darstellen und nicht automatisiert verarbeitet werden können.
Gültige Formate ab 01.01.2025
- XRechnung: Speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland (B2G) entwickelt und entspricht den Vorgaben der europäischen Norm EN16931
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl ein maschinenlesbares XML als auch ein visuell lesbares PDF/A-3 kombiniert. Ab Version 2.0.1 entspricht es der Norm EN16931.
- Peppol BIS Billing 3.0: Ein europaweit verwendetes Format für den Austausch elektronischer Rechnungen im Peppol-Netzwerk, das ebenfalls auf der EN16931 basiert.
- Weitere Formate: Alle anderen Formate, die den Anforderungen der Norm EN16931 entsprechen, sind ebenfalls gültig.
Rechtliche Rahmenbedingungen
- Die neuen Regelungen treten im Rahmen des Wachstumschancengesetzes in Kraft
- Die e-Rechnung gilt für verbindlich steuerbare Umsätze im Inland zwischen Unternehmen (B2B) und ist nicht erforderlich für Transaktionen mit Privatpersonen (B2C)
- Bei einem inkorrekten strukturellen Format der e-Rechnung kann der Leistungsempfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen (künftige Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Rechnung nach UstG)
Technische Informationen
- Software: Die Auswahl der Software zur Erstellung der e-Rechnung ist flexibel. Sie muss jedoch die europäische Norm EN16931 einhalten. Eine einfache PDF-Datei allein gilt nicht als gültige e-Rechnung, gültige hybride Formate wie ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) sind jedoch anerkannt
- Datenspeicherung: Es gibt kein festes Verfahren zur Übermittlung von e-Rechnungen. Sie können per E-Mail, über Apps oder Portale gesendet werden. Entscheidend ist die revisionssichere Speicherung der strukturierten Daten. Belege müssen zehn Jahre lang unveränderbar und sicher aufbewahrt werden. Eine einfache Speicherung auf einer Festplatte oder einem Server ist nicht ausreichend; dafür ist ein geschütztes Dokumentenmanagementsystem erforderlich.
Fazit
Durch den Einsatz der e-Rechnung können Rechnungen schneller verarbeitet, Fehlerquellen minimiert und manuelle Arbeitsschritte reduziert werden. Zudem profitieren Unternehmen von einer besseren Nachverfolgbarkeit und einer automatisierten Archivierung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Unsere Leistungen
- Prozessanalyse: Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen, um die Einführung der e-Rechnung effizient zu gestalten. Z.B. Automatisierung von Rechnungsverarbeitungsprozessen.
- Hilfe bei der Umstellung von älteren auf neuere Technologien: Verbesserung des Digitalisierungsgrads Ihrer Prozesse
- Evaluation der für Sie geeigneten Software/Tools: Auswahl der geeigneten e-Rechnungssoftware, die mit ihren bestehenden Systemen (z.B. ERP, Buchhaltung) kompatibel ist.
- Schnittstellen-Integration: Schaffung geeigneter Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen (z.B. Lieferanten, Kunden, ERP-Systeme), um e-Rechnungen effizient verarbeiten zu können.
- Datensicherheit: Unterstützung bei der Implementierung von Sicherheitsstandards (z.B. Verschlüsselung und sichere Archivierung).
- Begleitende Unterstützung bei der Einführung in Ihrem Unternehmen
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